Et si… ? (Partie I )

10 jan

What if ?

Et si l’on changeait le plan ?

Simuler des scenarii

 

Le manager qui gère un ensemble de projets internes ou de projets clients  se pose toujours à un moment clé la question  » Et si … ? »  Dans un monde très changeant, simuler des scénarii est par conséquent essentiel si l’on veut correctement piloter ses différents projets. Derrière tout changement, il peut y avoir un impact coût délai ou en périmètre. La simulation est donc une fonction essentielle  des outils décisionnels et des outils de gestion de portefeuilles de projet .

Elle permet de vérifier plusieurs scenarii et de vérifier les impacts croisés  : par exemple,

  • Que se passe-t-il si l’on doit ajouter un lot dans un ensemble à livrer ?
  • Si l’on décale la livraison d’un lot d’une fonctionnalité ou d’un sous-système industriel ?
  • Quel est l’impact d’un changement d’équipe éventuel sur le plan de charge du prochain trimestre  et sur le budget ?
  • Quel est l’impact sur les packages à livrer ?
  • Quel est l’impact sur la consommation du budget du portefeuille sachant que tel ou tel fournisseur a un tarif indexé et donc évolutif ?
  • Quel est l’impact d’une ré internalisation de certains projets out-sourcés ?
Selon le scénario, faire ce genre de simulation dans un tableau Excel n’est pas toujours facile, en particulier si plusieurs fichiers Excel sont impactés. Cependant, on peut aisément  utiliser des segments de tableaux croisés, ou mieux  : utiliser le gestionnaire de scenario d’Excel, qui permet de définir plusieurs scénarii chacun ayant plusieurs cellules de saisie définies en même temps.
On peut également  faire une page de paramètres que vont exploiter vos formules Excel ou vos rapports Power BI. Le terme de paramètre existe en Power Pivot, Power Query (ceci sera creusé dans un prochain article) et Power BI (autre article à venir) mais  en Excel non Power Query l’éditeur utilise la notion de « scenario ». Fonctionnellement, des paramètres peuvent être numériques comme ci-dessus, ou sous forme textuel, avec une formule Excel ou Power Query pour convertir les textes en nombres. Cependant, cela reste très limité, et on voit mal comment répondre aux questions « Et si … » du départ avec ce genre d’outil.
Or êtes-vous sûr que votre dispositif  actuel vous permet de faire des simulations et de voir les impacts ? Vous permet-il de lier les éléments entre eux ? Vous permet-il de réellement modifier plusieurs projets ? Plusieurs équipes ? Plusieurs jalons de projet distincts ? Plusieurs départ à la retraite ? Plusieurs licenciements ? Plusieurs arrivées d’équipiers (ou « ressources ») ?  Nous avons côtoyé de nombreux outils, et si sur les diapositives commerciales c’est possible, dans la réalité c’est souvent complexe et coûteux, car il faut faire appel à l’éditeur qui a conçu le progiciel ou qui l’héberge.
Maintenant, prenons l’exemple d’un outil connu : Microsoft Project Server ou OnLine. En version ancienne Microsoft Project Server, 2010 par exemple, Project était totalement incapable de faire un clonage d’une instance multiprojet. Aujourd’hui, en version 2019 et en réalité depuis la version 2016 , Project Server s’est nettement amélioré  pour les administrateurs d’entreprise et les PMO. Cela est peu connu, du fait que l’éditeur a davantage communiqué pour vendre et donc pour faire rentrer du cash, mais assez peu investi  sur les problématiques d’administration en vie du système  : rôle dévolu aux partenaires de premier rang, dont e-Labor Conseil SAS et FluentPro Corporation
Solution technique via Excel :
Utiliser le gestionnaire de scenario d’Excel se fait via le menu Données – Prévisions- Analyse de Scenario -Gestionnaire de scenarios
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On peut définir plusieurs scenario dans Excel et basculer de l’un à l’autre ensuite.
Ici le scenario Retard important ci-dessus se définit comme suit :
Gestionnaire de scenario Excel 2016
Gestionnaire de scenario Excel 2016
L’impact se voit sur les graphes Excel, qui figurent à l’écran en arrière plan (ici des barres de type Gantt Excel hachurées violet clair).
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L’outil Excel convient bien lorsqu’une donnée peut changer, mais pas très bien s’il faut raisonner sur une simulation avec des tâches qui se succèdent par un lien de dépendance, ou avec des taux (TJM) qui évoluent avec les années et les personnes ou avec les budgets.
Solution technique via le module Gestion de portefeuille de Project Server
Le gestionnaire de scenario du module de Portfolio Management est plus puissant. C’est une approche pour simuler en amont des hypothèses financières (de quel budget vais-je disposer) ou RH (combien de têtes aurais-je l’année prochaine) ou encore l’entrée ou le décalage de début de projet. Son avantage est sa disponibilité immédiate et native, que ce soit sur Project OnLine ou Project Server. Mais ce n’est pas la seule solution : une copie de tout le système d’information multiprojet est bien plus souple, et offre des possibilités bien plus vastes de simulation : simulation par exemple d’évolution des taux jours moyens sur des projets distincts ou liés entre eux en cas de réinternalisation par exemple, simulation de décalage de jalon, simulation de changement d’équipes.
Nous pensons pour cette copie que la meilleure solution est tout simplement de « cloner » l’instance Project Web App. Nous disons bien cloner, car copier techniquement la base de données vers la même instance qui aurait le même identifiant SharePoint n’est pas possible : chaque instance du portail de gestion de portefeuille Microsoft a un identifiant unique. Il faut donc trouver une méthode qui clone tout les portefeuilles et tous les projets avec un identifiant nouveau et une base de contenu distincte, qui reprenne et réindexe la base de données de production et ses différents schémas. C’est aujourd’hui chose possible grâce au CloningTuto d’e-Labor Conseil SAS. Ce clonage qui prenait presque une journée d’exécution en 2010 ne prend plus que 15 minutes, et permet de simuler : tous les projets, toutes les ressources, et le paramétrage. 
 ESPACE DE SIMULATION :
Ceci est une copie intégrale de la production dans un espace libre : on y trouve tous les plannings des projets de production. Pour simuler des situations,  libre à nous de modifier quelques ressources jalons ou projet ou périmètres  et voir l’impact.
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Sur le portefeuille réel (environnement de production), on y indique les décisions prises : pas les simulations
Centre des projets PWA de PRODUCTION

Portefeuille des projets en production

Il ne restera plus au besoin qu’à tuner les sites de projet et le cube OLAP décisionnel qui génère les tableaux croisés dynamiques, ce qui n’est pas franchement nécessaire, si l’on ne s’intéresse pas aux éléments et listes dans les sites de projets. Nota : Le seul intérêt des cubes natifs OLAP de Projets est leur capacité à traiter des rapports sur de très gros volumes de données distinctes (au delà de 100K lignes).

Pour mettre en place cette fonctionnalité, ouvrez un ticket sur : www.e-labor.fr/tickets ou contactez nous au 0970 440 008
La simulation sous Power BI  et du module Gestion de portefeuille POL fera par ailleurs l’objet d’un article Et Si… (Partie II et III à venir).

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