Point complet sur le nouveau Project For The Web et ses rapports Power BI

Sommaire

Cet article approfondi est composé de 11 sections :

• Introduction
• Qu’est-ce que Project for the Web ?
• Installation
• La vue Grille
• La vue Chronologie
• La vue Tableau
• Les champs personnalisés
• Notion de responsable de tâches
• L’intégration avec Microsoft Teams
• La gestion des ressources P4TW
• La batterie impressionnante de rapports PowerBI
• Mise en garde
• Nous contacter

 

Introduction

L’outil de Work Management « Microsoft Project for The Web » (P4TW pour les habitués) a été présenté la première fois  à Prague auprès des partenaires Microsoft Project en mai 2019. Il est désormais disponible en France depuis vendredi 17 avril 2020. Le concentrateur multiprojet multisystème  Microsoft Roadmap est lui disponible depuis début avril sur l’ensemble des tenants en France, alors qu’il existait aux USA depuis plusieurs mois. Chacun a son dispositif de licences, dont on parlera plus loin, relativement attractifs par rapport à la solution des gestionnaires de projet professionnelle Microsoft Project OnLine ou Project Server. La marques Project For The Web ne sera pas traduite : souvent ce sera le mot Project, déjà déposé qui sera utilisé à la place, notamment sur le domino 365.

 

Project for The Web ou « P4TW »  est un outil pour les chefs de projet qui s’ignorent et qui veulent un outil collaboratif de planning  et de suivi de projet simple  et non intrusif. Le terme gestion de projet est un peu fort, puisqu’on n’y trouve ni budget, ni coûts, ni plan de charge, ni marge, soit tout l’opposé de Microsoft Project OnLine.

Qu’est-ce que Project for the Web ?

P4TW  est simple d’utilisation : on choisit un groupe de collaborateurs, on liste les taches, on les attribue à des membres du groupe, et on peut définir des compartiments, sorte de thèmes : comme par exemple, par Service (RH, DG, RP, MKT, FIN,…) ou par Zone (liste de son choix), ce qui permet de classer par compartiment ensuite. Si vous utilisez Microsoft Teams, P4TW s’accroche très facilement à une équipe TEAMS, qui devient son groupe de collaborateurs, et qui peut afficher la page de votre projet P4TW ou de la roadmap générale.

 

Il est non intrusif, dans la mesure où il n’envoie pas de mail à chaque affectation ni modification, ce qui peut être pénible à la longue sur les plannings qui bougent tout le temps. Bien sur cette fonctionnalité peut être ajoutée en sus par nos experts e-Labor Conseil Power Automate (voir plus loin).

Le public visé est les chefs de produit, les contrôleurs de gestion ou les financiers, les responsable marketing, les experts comptables, les juristes, bref tous ceux qui ne planifient jamais dans un outil sophistiqué, mais qui ont besoin d’une réponse à la question : « C’est quand? Qui s’en occupe? Est-ce terminé ? Sera-t-il à l’heure? « . Il est destiné à tous ceux qui trouvent qu’un diagramme à barre (Gantt) manque à Planner, et qui aimeraient un reporting en « live » de tous les projets de l’entreprise ou de la division.

Chronologie Project For The Web

 

Installation

Au démarrage, une fois la licence et le paramétrage activé, L’installation démarre. Une base de données SQL Server est créé dans le Cloud au format CDS, comme Microsoft Dynamics.

 

Message d’attente d’ installation de P4TW

 

Un mail en français vous notifie de la mise à disposition de la plateforme Project For The Web

 

Une fois installé dans le Cloud , on y accède par le menu « Nouveau projet vide » à partir de la page fédératrice multilogiciel https://project.microsoft.com/fr-FR/.

Page d’accueil des projets

On voit que le mot Projet PWA concerne les projets Project OnLine, et les projets P4TW sont catégorisés en « Project » tout court. Ceci ne signifie pas que Project Standard ou Pro ont disparu, mais simplement une capitalisation sur une marque déposée déjà très connue.Si un collaborateur partage son projet P4TW avec moi, il sera classé dans Partagé avec moi, que je pourrai mettre ensuite en favori. Je pourrai alors y accéder en lecture/écriture.

 

ou directement par le lien sur tel ou tel projet P4TW ou tel ou tel projet d’une Roadmap.

 

Les affichages Project For The Web

En dehors des 15 pages de rapports PowerBI associés, Il existe trois et seulement trois affichages de votre planning : Grille, Tableau et Chronologie. Pas de possibilité donc de créer un affichage supplémentaire, comme dans Project OnLine.

 

La vue Grille

La vue grille est composée de colonnes, avec à minima 3 colonnes. La colonne Compartiment ne pourra être personnalisée et remplie que par la vue Tableau. Cette vue est plus agréable que la vue MS Project. On saisit ses tâches par le biais de l’icone +. On voit en puce verte lorsque la tâche est terminée. On voit également en rouge les dates de fin prévisionnelles lorsqu’elle sont en retard, c’est-à-dire dans le passé et non terminées.

Une colonne « Dépend de » existe également en lecture/écriture dans la vue GRILLE.

La colonne « Taches dépendantes(après) » montre les successeurs de chaque tâche, on peut s’en passer au début de son travail, mais pour vérifier que l’on n’a rien oublié, notamment si le planning dépasse une page, il sera bien pratique de vérifier que TOUTES LES TACHES ont un successeur, sauf la dernière (base même de notre cours de planification LM013 Initiation logiciel MS Project ou M10 chef de projet efficace).

 

Vue Grille de Project For THe Web en français

 

Les filtres

Il existe un filtre, mais non pas sur chaque colonne comme dans Excel ou Project Pro, mais à droite dans la zone Filtre.

Ainsi on peut filtrer sur le mot « Nicole » pour voir toutes ses tâches, ou RH pour voir toutes les tâches RH (c’est-à-dire du compartiment RH), ou Aile SUD (pour voir toutes les taches du compartiment « Aile SUD » dans le cas d’un zonage

géographique des tâches).

Grille Project For The Web filtrée sur une ressource

La vue Chronologie

La chronologie est une vue  pratique pour visualiser le timing, et du coup, créer les liens entre les prérequis et les tâches et ainsi programmer le planning. Il existe un Gantt pudiquement appelé Chronologie, probablement pour ne pas effrayer celui ou celle que la chemin critique effraie. Ce Gantt est actuellement monochrome bleu. Un essai des développeurs de Redmond d’utilisation de couleurs a été retoqué pour non respect des mal voyants et retiré du produit final. Bien dommage.

Gantt de Project For THe Web en Français

 

Pour disposer de la notification des responsables de tâches, et faire ainsi en sorte que les responsables de tâches affectées soient informées par mail (ou les relancer en cas de retard) une commande de tickets de support est nécessaire. Alors nous la programmerons sur votre environnement en lien avec votre base de projet de tâches et de ressource de votre base Common Data Service (CDS). Les tickets sont disponibles par paquet de 2 à 10. Plus d’informations sur http://www.e-labor.fr/assistance.php. Une offre est en cours actuellement voir notre page de news pour plus de détails.

 

La vue Tableau

La vue  » tableau » (en fait un Kanban) est la vue idéale pour faire un suivi de projet très intuitif. Elle affiche en rouge les taches qui restent à mettre à jour ou à terminer. Il permet de classer les tâches en fonction de leur avancement, par un simple glisser déplacer. La seule personnalisation possible est celle des buckets ou « compartiments » de tâches, pour classer les tâche sur un critère de votre choix : avancement, géographique, thématique, RH, besoin d’approbation ou autre critère.

 

Vue Tableau Kanban de Project For The Web en français

Pour faire gagner du temps, et faire mentir l’adage « rendre compte sur son projet c’est perdre du temps » Lorsqu’une tache passe du statut non commencé à en cours, l’avancement est mis automatiquement à 50%, et l’effort restant est compté en heures au prorata de ces 50%. Pour les pointilleux, le responsable de tâche ou le chef de projet occasionnel peuvent modifier ce taux d’avancement à sa guise.

Vue Tableau et % d’avancement

 

Une fois l’avancement entré, la vue CHRONOLOGIE affiche en bleu foncé ce qui est terminé.

Diagramme de Gannt en français avec avancement

 

 

Les champs personnalisés

Il n’y a pas de champs personnalisés à ce jour  comme dans Project OnLine ou Project Standard ou Pro : c’est un tableau Kanban qui classe par compartiment ou par niveau d’avancement. A noter que la traduction est  bien faite, ce qui est rare pour être souligné. La Kanban permet par un simple glisser déplacer de placer une tâche en cours dans le compartiment « terminé », ce qui fera un avancement de 100%, comme dans Project Professional .

Exemple de compartiments P4TW

Inutile de créer un classement des tâches en terme d’avancement : ceci existe déjà : il s’agit du compartiment Progression (traduit de l’anglais Progress).

Compartiment (bucket) natif par « progression »

 

 

Notion de responsable de tâche

Project For The Web est  simple parce qu’il n’y a pas besoin de créer un tableau des responsables de tâches : c’est le groupe Office 365 rattaché qui ouvre automatiquement la liste des ressources. Il est simple également parce qu’il n’y a pas de notion de version brouillon et de besoin de publication : tout est lisible en direct par les collaborateurs, contrairement à Project OnLine qui requiert une validation du planning avant de la diffuser en direct.

En clair, tous les collaborateurs peuvent voir et modifier  leurs tâches directement dans le planning : c’est l’outil idéal de projet ou plusieurs acteurs créent ensemble le planning et n’ont pas à suivre le plan d’un leader. En bref on est à plein dans la génération Y, qui veut comprendre et s’approprier le planning sans le subir, quitte à prendre des décisions qui vont gêner les autres, du fait des liens de préséances.

Dans la logique de l’outil « cool bottom-up » – c’est-à-dire ou c’est le peuple qui fait remonter librement son avancement au management, on ne trouve pas de plan de référence, parce que c’est la Roadmap qui sert de référence sur quelques jalons clés. L’éditeur de Redmond pense inutile de tracer comment chaque tâche avait été prévue, puisque l’idée est de positionner le jalon du planning (ou par défaut le planning tout entier) par rapport au  jalon objectif présent à la Roadmap, sans culpabiliser les fautifs qui sont en retard.

 

ON voit dans la liste des ressources, ces membres de l’équipe Teams, mais aussi des équipements et des externes

Lorsqu’on ajoute un contact dans les ressources, l’outil demande si l’on veut le rendre visible dans les ressources de tous les projets.

La personne ajoutée sur ce projet pourra avoir accès à tous les fichiers Teams

L’intégration avec Microsoft Teams

 

Teams est au centre de la stratégie de P4TW depuis sa création en 2018. L’équipe marketing a pour stratégie de se laisse « tirer » par le bulldozer Teams, qui connait un succès sans précédent, succès encore agrandie par l’offre gratuite à l’occasion du Corona virus.

Ecosystème Teams

 

En 2019 un communiqué de presse de Microsoft dévoilait que 13 millions d’individus se connectent à Microsoft Teams quotidiennement, et plus de 19 millions au moins une fois par semaine. Suite au confinement le chiffre serait monté à 44 millions d’utilisateurs actifs.

 

A l’heure actuelle on utilise tout simplement  la possibilité d’insérer sa page web P4TW dans une équipe Teams. A noter que P4TW n’est pas une page SharePoint, mais une page spécifique. L’équipe de développement de Redmond a prévu à terme un bouton d’insertion spécifique. L’URL de son projet est du genre https://project.microsoft.com/fr-FR/#/taskgrid?projectId=6b32f382-0961-4d74-ae2d-1afbc059ab7d ou voir la GRILLE (grid ou https://project.microsoft.com/fr-FR/#/tasktimeline?projectId=6b32f382-0961-4d74-ae2d-1afbc059ab7d pour voir la chronologie (Timeline).

P4TW s’insère dans Teams à l’aide d’une icone Web. A terme un bouton P4TW sera présent ici.

La page du projet peut s’insérer facilement dans Teams, car c’est une page web.

La gestion des ressources

La gestion des ressources est ultra simple : elle n’existe quasiment pas, c’est une gestion de responsables de tâches qui existe : que ce soit un utilisateur ou  un prestataire (contact) , et on peut lui ajouter un équipement. Ici David Prestataire 1 et Foreuse LB100 ont été ajoutés aux ressources possibles par l’administrateur Project For The Web. Ainsi une liste plus longue que simplement les membres du groupe Teams ou Office 365 est rendue possible.

Une liste des ressources peut être étendue

Vous verrez également une notion d’effort dans les attributs des tâches. Pour calculer cet « effort », la durée de la tache est convertie en heures (1 J = 8 h) comme si chacun passait 100% de son temps sur chaque tâche du début à la fin. Un « effort réel » permet d’entrer si besoin le temps passé par tâche, ce qui est un peu simpliste, mais suffisant pour les personnes à temps complet sur un projet, ou les gens qui ne veulent pas remplir de feuille de temps (oui, cela existe, j’en ai identifié au ministère … du travail par exemple).

Lors de l’affectation, un effort est estimé à 8 heures par jour sur la durée de la tâche

Si l’effort réel égale l’effort estimé, l’avancement est automatiquement de 100%, et il faut remplir l’effort restant s’il reste du reste à faire, sur la base là aussi d’un travail à 100% 8 heures sur 8.

Ceci rend l’outil PT4W  très complémentaire de Microsoft Project OnLine. Ce dernier permet des modèles de projet, des ressources à temps partiel, des fiches Projet sous SharePoint, un suivi de la charge et du capacitaire et avec des horaires variables par pays.

Une bonne chose à noter est que les horaires Aubry de 35 heures par semaine ont enfin été oubliés ici nous sommes 8 heures par jour, en dur, quel que soit le pays ou la région (petit conseil : ne tentez pas de modifier ce paramètre dans PowerApps, cela casse la ressource, qui devient non affectable). De même les jours fériés sont inexistants : charge à vous de caler la durée vous-même. Les indépendants et cadres qui travaillent le week-end apprécieront.

 

Batterie de rapports P4TW / Power BI impressionnante

Enfin, une batterie de 15 rapports est disponible sous Power BI pour afficher les données des projets P4TW et la RoadMap. Ceci fait suite à l’acquisition de la technologie d’une entreprise de reporting Projectum opérée le 28 septembre 2015.  https://www.linkedin.com/pulse/microsoft-acquires-danish-apps-jes-allersted/

Page de paramètre de Power BI pour P4TW

 

Liste des rapports : Portfolio Timeline, Portfolio Milestones, Roadmap Key Dates, Resource DashBoard, Resource Assignements, Task OverView, Project Timeline, My Work, My timeline et quatre tooltips pour affichage lisible sur un simple téléphone portable Apple ou Android. Mine de rien, le reporting Power BI collecte auprès des utilisateurs des masses d’information considérables agrégées multiprojet multiutilisateur.

 

 

En cas de besoin, demandez de l’aide sous forme de tickets d’assistance P4TW à votre partenaire Project sur le lien suivant pour déterminer votre CDS et créer vos équipements et vos ressources externes ou génériques.

Modèle de données du CDS P4TW

Le modèle de Donnée est bien structuré en étoile, comme indiqué ci-dessous.

Le modèle de donnée présente différentes tables de dimension et de faits.

 

La notion d’Overdue (« aurait du être terminé ») est liée à la formule DAX suivante :

Overdue Tasks = CALCULATE(COUNTA([Task ID]);FILTER(‘Project Tasks’;[Task KPI]=4))

UserVoice Microsoft

Je vous invite à voter sur le UserVoice du produit https://microsoftproject.uservoice.com/forums/914203-project-for-the-web?query=notification, afin de demander la notification automatique gratuite à chaque personne affectée afin qu’elle soit informée par Team ou par Mail de son affectation ou d’un changement de planning, comme sait le faire à merveille Microsoft Project OnLine, certes plus cher mais bien plus puissant.

 

Mise en garde

 

Après avoir utilisé et testé intensivement P4TW, nous mettons en garde toute personne inexpérimentée qui tenterait de modifier les ressources de P4TW en allant jouer dans PowerApps. Ceci peut mettre en croix votre ressource modifiée. Voici le genre de message constaté lors d’action de modification non souhaitée.

 

Message d’erreur suite à un paramétrage incorrect

 

En fait il n’y a que trois types de ressources compatibles avec P4TW : User, Equipment, et account.

 

Et une fois dans P4TW le message peut sympathique va apparaitre si vous tentez d’affecter une ressource modifiée en dur dans PowerApps :

 

anomalie lors de l’affectation en cas de bidouille par un novice

 

Le détail ne vous aidera guère : il ne fallait pas cliquouiller !

 

 

Nous contacter

Pour mettre en place un dispositif multiprojet multiressource sur P4TW, Nous conseillons donc de faire appel à un consultant expert P4TW certifié partenaire Silver ou Gold PPM.

 

Pour  contacter nos experts Didier Maignan, Gérard Ducouret ou Nicole Efanda aller sur http://www.e-labor.fr/contact.php