Un outil très actuel : le Planificateur d’équipe

 

EN RESUME

Microsoft  a créé la vue Team Planner ou « Planificateur d’Equipe » de son outil Microsoft Project pour les situations comme celle du déconfinement : la planification des équipiers au pifomètre est mal faite. Elle mène à ces burn-out ou à un effet tunnel du type « on verra bien », qui mène à des risques de retard client évidents  et une image dégradée de l’entreprise. E-Labor Conseil vous guide pour vous conseiller le meilleur usage du Planificateur d’Equipe.

 

Le principe du Planificateur d’équipe Microsoft

Le but de cette vue est  de mettre à disposition un diagramme à barre pour examiner agir et modifier le plan d’occupation pour chaque ressource : avec un classement ressource par ressource sur une période et un niveau de zoom de son choix.

 

En haut de cet affichage Planificateur d’Equipe : on voit le plan d’occupation ressource par ressource, et en bas les tâches non affectées ou bien les tâches qui n’ont pas encore de dates. Il s’agit d’une vue complètement dynamique et intelligente. Les affectations peuvent être déplacées et transférées d’une personne à l’autre par exemple. L’intelligence se fait jour par exemple lorsque l’outil vous interdit de remplacer une personne disponible à plein temps, par un personne disponible à mi-temps. Ceci mettrait en péril le respect des jalons d’engagement (cf le précédent article sur le jalonnage de projet) Les tâches de la vue d’en bas peuvent être déplacée par glisser déplacer et attribuées en haut, aux personnes qui sont visiblement disponibles pour travailler.

Un petit carré indique la présence au clavier de la personne : ici tout le monde est absent, la vignette de Teams est jaune.

 

 

Le besoin de réactivité est évident

Cette vue est particulièrement utile en période difficile : faute de prestataires les ressources internes deviennent rares et il faut donc assurer une forme d’équité entre collaborateurs. Ici par exemple : Alexandra est en capacité négative : 4 jours de disponibilité dans la semaine et trente jours de charge lui ont été affecté les deux premières semaine. Il faut donc agir avant le burn-out!

Histogramme de Charge cumulée versus ligne de capacité totale des ressource

 

Optimiser le travail des salariés

La possibilité de déplacer la charge à la souris dans le planificateur d’équipe de Microsoft Project (licence Plan 3) permet notamment de décharger très concrètement les personnes tendues c’est-à-dire en surcharge,  absentes ou malades par des ressources de la même équipe ou de la même compétence, qui elles sont plus disponibles sur la période considérée, une chose qu’Excel ne saura jamais faire.

 

 

Si l’on décale la tâche du bas non affectée (ici « Reprise de l’existant ») à un endroit bien précis, la ressource choisie sera affectée au plus tôt possible, et non pas en dur. Si l’on a pris la précaution d’indiquer au préalable les tâches pré requises à cette tâche, donc un ou plusieurs « prédécesseurs », la tâche sera naturellement placée à la Date idéale.

 

En résumé, cette vue répond finalement à la question Qui fait quoi quand? Qui sera en surcharge combien de temps et quand ? Par Qui la remplacer ? L’outil propose des solutions de décalage d’affectation, afin de faire de la place dans le calendrier de disponibilité de la personne.

 

Par qui remplacer qui ? Ici Alexandra sera visiblement dans le rouge début juillet. Nicole, qui n’ayant aucun barre se montre disponible sur la période. Nicole étant disponible, je peux remplace Alexandra par Nicole grâce au menu ci-dessous.

Cette vue que l’on peut filtrer par département ou par équipe est donc souvent plus intéressante qu’un classement classique tâche par tâche du type Diagramme De Gantt pour y répondre .

 

Plusieurs personnes sont affectées sur la même tache à faire

S’il y a par exemple deux ressources sur la même tache, il y aura deux barres d’occupation : une par ressource : ce sont des barres dite « d’affectation ».

Si l’on déplace l’une cela ne déplace pas nécessairement la seconde, même s’il s’agit de la même tâche.

 

Décaler une affectation dans le temps dans le Planificateur d’Equipe source : E-Labor Conseil

Dans l’esprit de l’éditeur, si l’on a deux personnes affectées, elles n’ont pas nécessité de travailler obligatoirement ensemble. Dans ce cas, la tache se coupe automatiquement en deux et sa durée s’allonge, puisqu’une personne travaille au début de la tâche et l’autre ressource à la fin. Le délai, naturellement s’en ressent.

Ce fractionnement de la tâche peut être inactif. En effet,  il y a une parade pour synchroniser les ressources ensemble : la fonctionne « Sélectionner toutes les affectations de cette tâche » en clair : cela revient à sélectionner les autres ressources affectées dessus avant de les déplacer. Avec cet élixir, lorsqu’on déplace l’affectation d’une ressource sur une tâche, toutes les autres ressources  qui y sont affectées vont suivre et s’aligner sur la même date de début de tâche.

Le cas des ressources multiprojet

Autre point : et si mes ressources travaillent aussi sur d’autres projets et se retrouvent alors en surcharge? C’et justement là ou l’on utilise le pool de ressource partagé de Microsoft Project OnLine. Le chef de projet verra dans la vue Planificateur d’équipe une ligne de texte gris : « Autre projets et engagements », comme ci-dessous. Ce sont toutes les tâches planifiées par les autres chefs de projet. Cela peut être uniquement sur Microsoft Project Plan 3 ou 5 : une affectation dans le nouveau Project For The  Web ne se verra pas car ce dernier n’est pas un outil de gestion de ressource, mais un joli outil de plannings simples.

Les « autres projets et engagement représentent les tâches des autres chefs de projet. un

 Le cas des congés

Lorsqu’une ressource est en congé ou en repos hebdomadaire, les jours correspondants apparaissent en gris clair. Ainsi on peut comprendre ce qui se passe.

Le cas des équipements à affecter et dans quel ordre

 

Pour des équipements, cette vue est aussi  utile que pour des humains, par exemple une machine. On verra tout de suite visuellement son occupation jour par jour, semaine par semaine ou mois par mois. Ici nous avons mis en face de chaque machine, un numéro de chantier, ou un numéro de lot. L’ordre se détermine par le champ priorité, et par le lien de tâches prédécesseurs. En noir, le « en retard » :  on voit toutes les responsable d’équipement qui n’ont pas déclaré leur avancement ou qui  n’ont pas commencé le job sur leur équipement comme prévu.

 

En ligne les équipements affectés aux taches, et en barre le numéro de chantier ou de lot

Quid des ressources génériques

A noter : cette vue n’a pas été conçue pour les ressources génériques mais pour des ressources nominatives : l’épaisseur du trait n’est pas proportionnelle à la quantité de personnes d’une ressource générique. Qu’il y ai une seule personne affectée ou trois, la barre d’affectation aura le même aspect. Seule la surcharge se verra et le nom des tâches en cause, comme pour une ressource individuelle. Cette état de fait est volontaire. Pour soigner son image, Microsoft craint comme la peste les vues qui sont compliquées à analyser et qui nécessite une expertise senior pour aller plus loin.

 

Combien ca coute ?

Les heureux possesseurs de la licence Microsoft Project Plan 3 ou 5 bénéficient nativement de cet outil fabuleux. Les possesseurs de Project Standard – la version low cost de Project -  en sont privés, et aucune formule de mise à jour n’est prévu : ce n’est pas le même produit.

 

Le cout d’une licence Project Plan 3 est de 25.30 € HT environ par mois et par utilisateur, avec usage sur 5 appareils maximum simultanés.