17 juillet 2020 0 Commentaire

5 façons d’assassiner les macros Excel

Les macros Excel,  une plaie pour l’entreprise

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Un  salarié  surdoué, est parti. L’ennui, c’est qu’il avait développé une quinzaines de macros, qui  rendaient de fier service à son unité. En fait, vous découvrez que comme une mauvaise graine, il a fait des adeptes partout. Ainsi les macros Excel  pullulent, comme les limaces au printemps : au contrôle de gestion, bien sur, mais aussi à la finance, au marketing, voire même à l’IT (les cordonniers sont souvent  les plus mal chaussés).

De plus les utilisateurs téléchargent plusieurs  jeux de données sur leur PC, qu’il regénèrent sans cesse, comme les limaces dans un jardin, et sans se préoccuper des mauvaise données qui font des rejets ni des doublons qui poussent.

Le petit bonheur des dev  requiert une conduite du changement à la cosaque

AdobeStock_BurnOut_H Le bonheur pour chaque utilisateur développeur de macro, est que  celui-ci se sent très indispensable. De plus il semble  occupé à 200% (et pour cause car comme son voisin qui développe aussi des macros, il doit nettoyer les données vides, ou sans objet, il doit chaque mois ou chaque semaine regénérer les sources, refaire  des exports depuis ses outils de gestion .

 

Méthode 1 : De l’importance de connaitre son ennemi, et répandre Le Roundup des macros

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Comment se débarrasser de cette véritable plaie ? D’abord,   une volonté implacable, pour la façade, mais ensuite, pour se faire une armure, faire appel au RounDup des macros : les stratégies de signature de macro qu’on peut facilement implémenter, qui font qu’aucune macro ne peut se déployer sans l’aval de son directeur  IT.

 

Profil de la bête à abattre

Nom : Macro ( Vébéanicus)

Taille : plusieurs pages

Vitesse : 0.0247 km /h

Reproduction : hermaphrodite

Longévité : 2 à 6 ans

Habitat : répertoire sombre enfoui à plusieurs niveaux sous la terre

Mœurs : destruction de temps libre, épandage massif de micro sources de données Excel, insatiable appétit

Défense : grande aptitude au camouflage,

Aime : les fonction IF et les boucles d’or FOR i =1 to N

Déteste : le DAX

Proie : chef de service cool

Prédateur : Microsoft Power BI

 

Méthode 2 : faire venir Power BI dans le territoire

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Power BI a vraiment toute la puissance des formules Excel couplé à la connectivité directe aux sources originales (SAP, SQL Server, SharePoint, etc…)plus la puissance d’agrégation, les mesures  temporelles (YTD  » Year To Date » , MTD « Month To date », LYSP ou « Last year Same Period » etc…)  et d’analyse prédictive , SANS disposer d’aucune macros. Convertissez toutes ces scories en rapports Power BI, et soyez ENFIN libéré de cet enfer que constituent les macros.

 

Depuis la release du 20 juillet 2020, 49 fonctions DAX se sont ajoutée et ne donnent plus aucun prétexte aux adeptes d’Excel. Pour plus d’informations, lire ici

 

Méthode 3 : changer pour un outil adapté et qui automatise le processus des macros … sans macro

Combien de diagramme de Gantt ai-je vu dans Excel ? 100 ? 200 ? De belles couleurs, mais surtout une belle perte de temps, et un gisement de productivité, puisque Project fait en trois minutes  ce qu’on crée  dans Excel en 2 heures ! Cet exemple vaut aussi pour les outils de  type PLM ou de qualification.

 

Méthode 4 : de l’importance d’un équipement adéquat

Pour mettre en place Power BI et dépasser Excel, il faut un pas d’avance : la lecture sur telephone mobile, la gouvernance des sources de données avec les jeux approuvé. Pour cela il faut :

quelques Power BI Desktop (gratuit) pour les concepteurs,

et pour les consommateurs de rapport et de tableaux : la licence Power BI Pro, pour accéder à Power BI Service (sur le web), qui sait identifier les utilisateurs autorisés par telle ou telle données

Pour que les droits soient efficace sur certaines parties, Power BI service propose  le RLS (Row level security)  inclus dans son  paramétrage, ce qui suppose également de mettr

e en place les formules DAX de sélection des données autorisées.

Cout : 8.4 € HT par mois et par utilisateur

 

Méthode 5 : historiser différemment

Les macro  Excel savent historiser les données pour les comparer. Dans Power BI on va opérer différemment et avec zéro code : on va utiliser les Data Flow, une méthode toute simple de stockage des données utiles.  Pour en savoir plus lire ceci : http://didiermaignan.unblog.fr/2020/05/06/analyse-des-jalons/  ou ceci https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/transform-model/service-dataflows-overview

 

Que faire d’un ennemi ( mort ou vif ?)

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Vous avez tué des macros excel et récoltés les sinistres fichiers, et maintenant ?

 

Avant de détruire définitivement ces fichiers, essayez de récupérer les noms pièces jointes dans les mails, pour savoir qui utilise ces fichiers. Essayez aussi de récupérer les interlocuteurs des super utilisateurs Excel, en discutant avec les utilisateurs. Ensuite, vous créerez des groupes Office 365 en fonction, et allez créer des espaces de travail dédié  plutôt par audience, ce qui est beaucoup plus efficace que par thème.

Pour les audience plus passives, vous allez créer des applications Power BI, nom de classeur de rapports, doté de menus. Profiter de l’ergonomie des menus et du dynamisme des visuels pour finir de démolir Excel.

Pour les diagrammes de Gantt et le suivi de projet sous Excel, optez pour Project For The Web ou Microsoft Project OnLine.

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