14 octobre 2020 0 Commentaire

Solution de gestion de projets dans Teams

Une solution interactive et intégré.

E-Labor a mis au point une personnalisation de Teams avec une intégration de Project OnLine, ainsi que des flow Power Automate. J’ai le plaisir de faire un petit résumé de la démonstration de ce matin faite à certains clients très intéressé par l’aspect fédérateur de Teams dans les équipes à distance. Ceci est rendu possible par les capacités d’intégration de la plateforme Teams/ CDS / SharePoint / Project OnLine.

Teams sait fédérer Project OnLine, Power BI, Power Automate, OneNote, Project, SharePoint OnLine et bien d'autres outils.

Teams sait fédérer Project OnLine, Power BI, Power Automate, OneNote, Project, SharePoint OnLine et bien d’autres outils.

Il faut prévoir un canal par projet, et un groupe Teams par Silo.

Un onglet pour afficher la feuille de route de l’entreprise

Cette feuille de route affiche dans le canal multiprojet général  tout en haut les jalons clés d’engagement, vis à vis des clients et en interne; La partie basse est alimentée par divers outils dont Microsoft Project OnLine (POL) et Project For The Web (P4TW). C’est une nouveauté 2020 en France.

Roadmap associée à Project OnLine

La Roadmap (Project Plan 3) permet d’afficher la feuille de route dessinée par le management aux clients et aux collaborateurs

Un onglet pour rédiger et lire les Comités de pilotage

Bon nombre d’entreprises ont adopté Microsoft Teams pendant et après le confinement. Teams est un excellent fédérateur. En complément des possibilités natives de Teams (comme ici l’onglet CR Copil) ,Microsoft Project Online (POL) offre une excellente opportunité d’un management de projet de bon niveau et bien intégré à Teams. Ceci nécessite un peu d’organisation (par exemple de bien définir le périmètre de l’équipe Teams par rapport à l’équipe projet de POL), de process (mode d’emploi), et permet d’automatiser les relances aux membres du groupe Teams.

copil Teams

Un onglet de Teams sert à déposer les compte-rendus de comité de pilotage

Des relances automatique sur les retards.

Lorsqu’une tâche est en retard, Power Automate permet de l’afficher dans les discussions du canal. Cette relance des tâches en retard permet d’informer tous ceux qui sont impactés directement ou indirectement. Ceci peut mener à une nouvelle discussion dans le canal de Teams dédié au projet. Tous les liens vers les successeurs se mettent à jour à chaque publication du projet dans POL.

relance de tâches en retard

Relance sur les retard et informations des collègues du projet sur un retard d’une autre tâche

Par ailleurs Project Online relance individuellement les personnes en retard, par mail, (par exemple la première fois ou encore tant que la tache n’est pas terminée).

paramètres notification

Project OnLine permet de paramétrer les notifications automatique d’échéance ou de relance de retard par mail.

Un onglet pour mettre à jour ses tâches

L’onglet Mes tâches permet de saisir l’avancement de ses tâches au fil de l’eau. Un mail est alors envoyé au chef de projet pour le prévenir.

Ainsi les plannings deviennent un véritable outil de communication entre les intervenants et le chef de projet.

L'onglet Mes tâches de Teams permet alors de saisir l'avancement de ses propres tâches.

L’onglet Mes tâches de Teams permet alors de saisir l’avancement de ses propres tâches.

Le chef de projet est tenu au courant de la mise à jour de l’avancement au fil de l’eau

Une fois la mise à jour envoyée par Mes tâches, le chef de projet est prévenu et va relire et valider l’avancement.

 

L'onglet Planning de teams notifie sur les mises à jour, et demande d'approuver les modifications.

L’onglet Planning de teams notifie sur les mises à jour, et demande d’approuver les modifications.

 Le management a une vision claire de l’avancement général des projets

Un rapport intégré à Teams permet d’afficher les indicateurs clés pour l’entreprise et l’avancement des projets sous forme de synthèse ou de rapport Flash pour passer en revue chaque projet. Un lien s’affiche dans le rapport pour accéder au planning ou au site du projet. Le management peut alors aller voir les CR du COPIL précédent dans le site du projet ou dans Teams pour comprendre immédiatement la situation.

Les rapport Flash de l'onglet rapport de Teams permettent de faire une revue rapide de chaque projet.

Les rapport Flash de l’onglet rapport de Teams permettent de faire une revue rapide de chaque projet.

Un rapport affiche les indicateurs principaux pour le management.

Le rapport quadran magique affiche les 6 indicateurs majeurs pour la direction générale. Ces indicateurs se portent sur les données de la base de données Project onLine.

Le rapport quadran magique affiche les 6 indicateurs majeurs pour la direction générale. Ces indicateurs se portent sur les données de la base de données Project onLine.

Pour plus de précision, des infobulles peuvent être prévues, et des onglets vont préciser des données par les fonctions de « drill down » et de contexte de Power BI.

Ceci pourra faire l’objet d’une démonstration sur site ou à distance.

 

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