Nouveauté Project OnLine : génération automatique de code projet

Bon nombre d’entreprises ont besoin de créer des codes de projet pour les identifier dans leur référentiel des projets et dans leur système budgétaire. Précédemment, seul un ID en hexadécimal existait en base de données Project, ce qui n’était guère pratique. Microsoft a introduit en hiver 2016 la notion d’ID de projet dans Project OnLine : en clair, pour différents types de projet vous pouvez donner automatiquement un code, par exemple pour les projets juridiques, tous les projets de type Forfait ont un F en bout de code, un numéro à 6 chiffres et commencer par deux lettres, comme DM ici.

code projet automatique dans Project

code projet automatique dans Project

Lorsque vous créer le nouveau projet depuis Project Web App (et non pas dans le client riche), une étoile tourne, un processus s’enclenche, stocke le numéro créé au niveau du type de projet, puis attribue le prochain disponible à partir du numéro de départ donné au niveau du type de projet : c’est l’ID du projet.

Le code projet se crée automatiquement dans Project Web App.

Le code projet se crée automatiquement dans Project Web App.

Que se passe-t-il si ce numéro a déjà été donné ? S’il a été introduit à la main, l’unicité n’est pas gérée, il reprend le prochain disponible uniquement par rapport à une création automatique.
Le centre des projets affiche désormais les codes projets natifs

Que se passe-t-il sur vos projets existants, si vous venez d’accepter la mise à jour Project OnLine? Rien du tout, le projet étant déjà créé, l’ID du projet sera proposé à la saisie, et ce sera à vous de le saisir en veillant par vous-même à l’unicité. Lors de l’enregistrement, rien ne viendra bloquer le numéro attribué. Terminez donc la numérotation vous-même, puis fixer les règles en lui indiquant à partir de quel nombre il v pouvoir partir. Ce sera bien à vous de créer vos règles de numérotation de projet comme indiqué ci-dessus.

e-Labor, spécialiste de l'assitance au paramétrage Project OnLine.

ID du projet est vide sur les projets déjà existants

Peut-on voir ce code dans Microsoft Project Pro 2016 ou 365 ?
Oui, en passant par le menu « Info » sous la liste déroulante de « Project Information »

Bascule de Project Pro au portail Project Web App

Bascule de Project Pro au portail Project Web App



Voir une vidéo de témoignage sur l’usage en France de Project OnLine

Après notre article de décembre 2014, un an après, une vidéo est tournée avec l’aide de Microsoft France pour rendre compte de la démarche d’ADN dans le choix et l’usage de Project OnLine.

Silence, on tourne

Un client d’e-Labor Conseil témoigne sur l’usage de Project OnLine



Importez un calendrier français dans votre MS Project Professional

S’applique à : Microsoft Project version 95 à 2013 ou Pro pour Office 365

On le sait, les plannings Excel ne bénéficient pas de l’impact des jours fériés. Microsoft Project standard ou Professional en bénéficient pleinement. On trouve sur internet des fichiers de calendrier Project ayant les jours fériés français belges canadiens ou suisses avec les jours chômés locaux. Par exemple on aime bien http://www.e-labor.fr/download.php

L’import des calendriers de ces fichiers n’est pas aisée pour ceux qui ne maitrisent pas bien la gestion des items Project et la gestion des ressources. En effet, dans certains cas l’import est automatique et dans d’autre il doit se faire manuellement. Voici un mode d’emploi qui explique cet import de façon détaillée, afin de bénéficier des jours chômés les plus appropriés à votre cas.

Vous pouvez procéder à tout moment au transfert de calendrier. Cependant  le plus tôt est  le mieux, puisque certaines dates s’en trouveront affectées si des jours fériés sont ajoutés. En effet MS Project tient compte des jours chômés pour planifier les dates. Ainsi une tâche prévue le 1er mai sera décalée d’un jour du fait du jour férié. Si certaines dates ne doivent pas bouger, avant l’import , transformez les taches concernées en mode “tache manuelle”, pas un double clic sur la tâche ou par l’usage du bouton Planification Manuelle –Manually Scheduled dans le ruban Tâches - Tasks. Les tâches manuelles peuvent effectivement avoir lieu pendant les jours « chômés ».

manuel_icon

Transférez le calendrier

Pour démarrer le transfert, aller dans Fichier / Information File / information puis dans Organiser le modèle global –Organize the global template, cliquer sur Organisateur - Organizer

Ensuite dans l’onglet Calendriers -calendars, sélectionner le fichier Global.mpt  en bas à gauche, sélectionnez le fichier cible  ’calendrier français 2012-2021′ en bas à droite et cliquer sur <<Copier vers  ‘Global.mpt’ (à gauche), comme indiqué ci-dessous :

transfert1

A partir de maintenant ce calendrier nouveau sera disponible à la fois pour les projets anciens et les futurs projets. Le calendrier standard vide ne peut pas être supprimé ou remplacé. Ceci permet de revenir à un logiciel à neuf sans paramétrage.

 

Attribuer le calendrier à votre projet

 

Pour récupérer le calendrier dans un projet existant ou sur les futurs projets, n’ayant ni Project OnLine ni Server il faudra l’attribuer manuellement à chaque nouveau projet.

 

Aller à l’onglet Projet –Project du ruban et cliquer sur l’icône Information sur le projet –Project Information

Dans la rubrique Calendrier, située à droite, sélectionner le calendrier cible, ici,  ’calendrier Français 2012-2021′  valider par OK

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Gérer le calendrier des ressources

Si vous créez une nouvelle ressource, pas de souci, elle sera au calendrier de base c’est-à-dire le calendrier du projet nouveau (ici avec donc les jours fériés français).

Par contre si votre ressource existait déjà au préalable dans votre projet, alors elle reste au calendrier standard, et ce même lorsque vous modifiez le calendrier du projet : le point clé est le moment de la saisie du nom de la ressource : avant ou après avoir modifié le calendrier du projet (calendrier de base pour les ressources). Si la modification du calendrier a lieu avant la saisie du nom de la ressource : pas de souci, mais si elle a lieu après, il faut corriger. Pour corriger le calendrier des anciennes ressources, il vous restera à changer leur calendrier dans le tableau des ressources dans la colonne « calendrier de base ».

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Tester le calendrier France

 

Pour vérifier les dates de jours chômés, aller dans l’onglet Projet du ruban.  Puis dans le groupe « Propriétés », cliquer sur Modifier le temps de travail transfert4

Examiner les jours fériés du mois  de votre choix

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Autre méthode : pour vérifier les jours déclarés chômés, lancer le Diagramme de Gantt. Les jours chômés seront grisés lorsque l’échelle de temps descend au jour le jour. Le curseur en bas de la barre rapide permet de modifier cette échelle.

 



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