Importez un calendrier français dans votre MS Project Professional

S’applique à : Microsoft Project version 95 à 2013 ou Pro pour Office 365

On le sait, les plannings Excel ne bénéficient pas de l’impact des jours fériés. Microsoft Project standard ou Professional en bénéficient pleinement. On trouve sur internet des fichiers de calendrier Project ayant les jours fériés français belges canadiens ou suisses avec les jours chômés locaux. Par exemple on aime bien http://www.e-labor.fr/download.php

L’import des calendriers de ces fichiers n’est pas aisée pour ceux qui ne maitrisent pas bien la gestion des items Project et la gestion des ressources. En effet, dans certains cas l’import est automatique et dans d’autre il doit se faire manuellement. Voici un mode d’emploi qui explique cet import de façon détaillée, afin de bénéficier des jours chômés les plus appropriés à votre cas.

Vous pouvez procéder à tout moment au transfert de calendrier. Cependant  le plus tôt est  le mieux, puisque certaines dates s’en trouveront affectées si des jours fériés sont ajoutés. En effet MS Project tient compte des jours chômés pour planifier les dates. Ainsi une tâche prévue le 1er mai sera décalée d’un jour du fait du jour férié. Si certaines dates ne doivent pas bouger, avant l’import , transformez les taches concernées en mode “tache manuelle”, pas un double clic sur la tâche ou par l’usage du bouton Planification Manuelle –Manually Scheduled dans le ruban Tâches - Tasks. Les tâches manuelles peuvent effectivement avoir lieu pendant les jours « chômés ».

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Transférez le calendrier

Pour démarrer le transfert, aller dans Fichier / Information File / information puis dans Organiser le modèle global –Organize the global template, cliquer sur Organisateur - Organizer

Ensuite dans l’onglet Calendriers -calendars, sélectionner le fichier Global.mpt  en bas à gauche, sélectionnez le fichier cible  ’calendrier français 2012-2021′ en bas à droite et cliquer sur <<Copier vers  ‘Global.mpt’ (à gauche), comme indiqué ci-dessous :

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A partir de maintenant ce calendrier nouveau sera disponible à la fois pour les projets anciens et les futurs projets. Le calendrier standard vide ne peut pas être supprimé ou remplacé. Ceci permet de revenir à un logiciel à neuf sans paramétrage.

 

Attribuer le calendrier à votre projet

 

Pour récupérer le calendrier dans un projet existant ou sur les futurs projets, n’ayant ni Project OnLine ni Server il faudra l’attribuer manuellement à chaque nouveau projet.

 

Aller à l’onglet Projet –Project du ruban et cliquer sur l’icône Information sur le projet –Project Information

Dans la rubrique Calendrier, située à droite, sélectionner le calendrier cible, ici,  ’calendrier Français 2012-2021′  valider par OK

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Gérer le calendrier des ressources

Si vous créez une nouvelle ressource, pas de souci, elle sera au calendrier de base c’est-à-dire le calendrier du projet nouveau (ici avec donc les jours fériés français).

Par contre si votre ressource existait déjà au préalable dans votre projet, alors elle reste au calendrier standard, et ce même lorsque vous modifiez le calendrier du projet : le point clé est le moment de la saisie du nom de la ressource : avant ou après avoir modifié le calendrier du projet (calendrier de base pour les ressources). Si la modification du calendrier a lieu avant la saisie du nom de la ressource : pas de souci, mais si elle a lieu après, il faut corriger. Pour corriger le calendrier des anciennes ressources, il vous restera à changer leur calendrier dans le tableau des ressources dans la colonne « calendrier de base ».

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Tester le calendrier France

 

Pour vérifier les dates de jours chômés, aller dans l’onglet Projet du ruban.  Puis dans le groupe « Propriétés », cliquer sur Modifier le temps de travail transfert4

Examiner les jours fériés du mois  de votre choix

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Autre méthode : pour vérifier les jours déclarés chômés, lancer le Diagramme de Gantt. Les jours chômés seront grisés lorsque l’échelle de temps descend au jour le jour. Le curseur en bas de la barre rapide permet de modifier cette échelle.

 



Annonces Microsoft de la Business Unit Project mondiale

Je suis allé au nom de e-Labor conseil à Amsterdam rencontrer l’équipe mondiale de la Business Unit Project. Sajan Parihar y était présent poour expliquer de vive voix sa vision pour la BU « mobile first Cloud first ». Sajan Parihar, le directeur des ventes mondiales de la Business Unit Microsoft Project a ainsi annoncé le mois dernier Office 365 Planner. Pour ceux qui sont allergiques aux Gantt de Project et préfèrent ne pas voir de planning Office 365 Planner sera un point (client léger) de partage très visuel avec une diffusion de taches et du chat , quitte à être sans plan précis écrit comme un Gantt et sans contrainte de méthode (ni Agile ni waterfall ni Cycle en V).

Ce logiciel peut convenir à une démarche projet très informelle mais n’est pas (encore) conforme à la méthode agile Scrum : pas de tableau Kanban annoncé.  Ce produit qui soulève plein de questions, vis-à-vis de son positionnement vis-à-vis de Microsoft Yammer dispose d’un patron du développement et une équipe de développement spécifique. A priori cet outil sera disponible au départ d’ici quelques mois dans les plans Entreprise  E1 E3 E4 et éduction et ne sera pas disponible dans les plans Office 365 destinés aux particuliers et aux Familles, ce qui n’est pas étonnant.

Office 365 Planner

Office 365 Planner

Plus intéressante selon moi,   est l’acquisition en juin 2015 de l’application mobile Wunderlist par la BU Project. C’est un gestionnaire de taches quotidienne pour smartphones Apple Android ou Windows Phone. Je vous conseille de l’installer, que ce soit à titre personnel ou professionnel. Son point fort est son ergonomie et surtout ses rappels, qui manquent souvent dans les applications de tâches. Une intégration avec Sunrise, l’agenda pour mobile a été réalisée pour savoir focaliser sa journée sur les points importants à délivrer et non sur les urgences téléphoniques. Bref, un produit utile. Vous pouvez l’installer dès maintenant pour jouer avec. https://www.wunderlist.com/home

Wunderlist

Nouvelle application acquise par la BU Project de Microsoft.

exemple de tâche avec rappel :

Exemple de tâche quotidienne

Exemple de tâche quotidienne

Plus d’information sur nos annonces récentes : http://www.e-labor.fr/news

 



Jour J pour la fonctionnalité Project OnLine de vue d’alerte de capacité et de gestion des ressources

Ca y est ! le jour J est déjà arrivé en France pour les nouveautés de gestion de ressources Project OnLine en 2015. Les nouvelles fonctionnalités d’engagement des ressources et de gestion de la capacité se déploient en ce moment, et sont disponibles sur certains tenants de nos clients français. Un message jaune indique « Pour les activer, visitez la page Paramètres serveur supplémentaires. » .

message gestion de capacité et d'engagements

 
Nouveau message d’information à l’ouverture du portail Project Web App

La bonne nouvelle est que l’on peut bloquer la nouveauté afin de la tester et de préparer le plan de conduite du changement et les manuels utilisateurs : en effet sans cette activation par l’administrateur Project Web App le déploiement de la nouveauté ne se fait pas.

 

menu PWA

Menu PWA d’activation des Engagements de ressources.

Le but de ces fonctionnalités est de permettre au manager d’équipe de voir la saturation des personnels et d’accepter ou non des demandes de ressources qu’elle soient générique (ingénieur d’étude) ou nominative (Pauline ou Jacques).

Ici : une demande de ressource à son manager

Screenshot 1 - New Engagement PM v2

Ici la visualisation couleur de la capacité de l’équipe pour prendre les bonnes décisions.Screenshot 4 - Heatmap v2

et enfin le processus d’approbation ou de rejet des demandes de ressourcesScreenshot 5 - Rejection of request v2

Pour construire le rapport adéquat sur les demandes de ressources  : demander à e-Labor conseil ses tickets d’assistance. pour les faire pour vous.



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