Project 2013 : avantages et inconvénients

En résumé

La 15 ième version de Microsoft Project n’a pas bénéficié d’un gros focus aux journées partenaire Project de Varsovie, plutot concentré sur Project On Line, nouveau cheval de bataille de la firme de Redmond. Pourtant, un certain nombre de points justifient vraiment  son usage.

Un nouvel éditeur de rapports ultra puissant

Il y peu de nouveautés majeures. Une seule a concentré l’essentiel des efforts des équipes, visiblement plus concentrée sur Project On Line que Project Pro. Il s’agit des rapports. Nous avons « joué  » avec, et nous pouvons dire que Project se met enfin au niveau des outils actuels du marché coté rapports. Les vieux rapports de la version 98 sont enterrés, les rapports visuels sont conservés, et une nouvelle « couche » apparait : un éditeur graphique de rapport fondé sur un cube local des données de Project.

Project 2013 : avantages et inconvénients rapport_flashelc_rogne-300x177

Rapport que nous avons réussi à sortir du nouvel éditeur de rapports de Project 2013

L’aide à la décision sur la maîtrise des délais

Pour aider ses clients à prendre les meilleures décisions lors des réunions de projet, E-Labor Conseil avait inventé en 2008 la liste des prérequis de jalons clés ainsi que la marge libre sur antécédent. Microsoft a fait un bout du chemin en proposant le « chemin de tâches », ou « task path ». Il s’agit de voir les antécédents (ou successeurs) d’une tâche par une mise en couleur. Le calcul de marge sur antécédent n’existe pas encore, mais il peut s’ajouter par nos soins.

Le chemin des prédécesseurs d’un jalon clé peut apparaître en jaune et le chemin des prédécesseurs « d’entrainement » apparait ici en orange lorsque le jalon est sélectionné à la souris. Ceci exige de la méthodologie de création de planning, car certains liens ne sont pas supportés par la fonctionnalité. On peut aisément faire en sorte que les liens soient créé avec l’état de l’art, afin de faire fonctionner cette bel outil d’aide à la décision sur des demandes de report de délai.

 

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Prédécesseurs les plus critiques d’un jalon clé ou d’une tâche

 

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Voici en jaune la liste de tous les prérequis d’une tâche

 

Une certaine amélioration coté intégration avec SharePoint Foundation 2013 Nouveau !

Certes certains points criants ont été corrigés  avec l’affichage des tâches récapitulatives sous SharePoint ainsi que le support des liens Fin Fin et Début Début entre tâches ainsi que l’ajout d’un délai sur un lien pour créer un écart ou un chevauchement automatique. Ceci permet à un grand nombre de projets de passer l’étapes d’enregistrement au format Liste SharePoint avec un bien meilleur succès qu’en version 2010, et aux liens d’être conservés après plusieurs  fermetures et réouvertures. Par contre , dans le cas de liens Fin Fin ou  Début Début, le nom du prédécesseur n’apparait plus dans SharePoint, quoique les liens y soient stockés.

On observe après examen, que les dates des tâches sont correctes, car SharePoint Foundation reprend les dates et les affiche comme s’il s’agissait d’un mode manuel (SharePoint Foundation n’a pas de moteur de calcul pour recalculer les dates : c’est le travail de MS Project (ou de Project OnLine ou Server).

Vue depuis MSP 2013 :

Etape 1 : On enregistre ce projet dans MS Project vers une nouvelle  liste SharePoint 2013

Etape 1 : On enregistre ce projet dans MS Project vers une nouvelle liste SharePoint 2013

Vue maintenant depuis une liste SharePoint 2013 (version US ici) :

3Taches DD FF sous SP

Les collaborateurs peuvent alors saisir le % d’avancement de chaque tâche  via le navigateur :

 

3Taches sous SP

 

Ensuite le chef de projet récupère l’avancement  :

Taches avec liens Fin Fin ou Début Début dans MSP. L'avancement de 50%  issu de SharePoint est maintenant visible dans Project.

Taches avec liens Fin Fin ou Début Début dans MSP. L’avancement de 50% issu de SharePoint est maintenant visible dans Project.

 

Il est clair que l’intégration a été conçue pour  mettre à jour le % d’avancement des tâches dans SharePoint. Rien à dire dans ce cas. Cependant, nos tests sont clairs, quels que soient les type de liens il n’est pas conseillé de toucher aux dates de tâches dans SharePoint, car les effets peuvent être bizarres, la durée d’origine  étant conservée. Par exemple, Si la date de fin bouge c’est le date de début qui bouge une fois le projet réouvert une seconde fois dans MSP.

A noter dans ce mode dit « collaboratif » il n ’y a toujours pas de taux d’intensité (%) de ressource affecté : uniquement du 100%, comme dans la version 2010. De même pour suivre les temps passés il s’avère délicat d’affecter plusieurs ressources par tâches et de mettre à jour régulièrement le travail consommé en JH ou en HH de chacun via SharePoint Foundation. On voit donc que SharePoint Foundation ne pourra pas fournir de solution sérieuse de  suivi des temps, mais plutôt de liste de tâches améliorée avec un suivi en % d’avancement tout simple. L’interface avec SharePoint Foundation ne remplacera donc ni Project Server ni Project On Line.

Une traduction améliorée en version Française

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Menu Définir le planning de Référence de Microsoft Project 2013

L’outil a mieux traduit sa version, c’est la première évolution dans ce sens depuis bien longtemps. Ainsi les plannings de référence ne sont plus des « planification initiales » mais des « Références », ce qui est parfait. De même  audit a été traduit par nivellement.

Par contre « Fixed Units » n’a toujours  pas été traduit en « Unités fixes », et restera donc « Capacité fixe ». Par contre la traduction de « driven predecessors » -un nouveau concept expliqué plus haut-  laisse quelque peu à désirer avec « Prédécesseur d’entrainement », nous aurions préféré Liste des prérequis prioritaires.

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Traduction de « Driven Predecessors » en français de Project 2013

On saluera aussi la disponibilité du pack de langue, permettant à Project d’être bilingue, notamment si vous avez des propositions à faire en anglais ou en chinois, avec une échelle de temps anglaise ou chinoise.

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Il devient très facile de changer de langue d’affichage de Microsoft Project une fois le pack de langue installé

Une opportunité pour interagir avec son équipe

Microsoft Project 2013 permet de savoir si vos collaborateurs peuvent être rérangés ou pas : semblable à un panneau, vous voyez en rouge les personnes à ne pas déranger, en vert les personnes disponibles au travail, et en jaune les absents. Pour savoir si tel ou tel est en congé, c’est un outil bien pratique, mais qui nécessite Office 365 ou un serveur LYNC 2010 ou ultérieur.

 

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On peut rapidement voir si un collaborateur est occupé ou si l’on peut le déranger

Une coexistence pacifique avec la version 2010

Après quelques tests, nous avons pu détecter que Project 2013 a le même format de fichier que 2010 : donc il peut etre lu indiféremment par le deux, ce qui est assez rare pour être souligné.

Cependant  la coexistance multiversion sur le même PC peut s’avérer pénible, car le dernier installé prend la main sur tous les fichiers, ce qui n’est pas idéal, on aurait préféré que les fichiers créés avec 2013 soient ouvert directement par 2013 et idem pour 2010. Mais c’est bien sur l’inconvénient de ce sacré avantage.

Pour aller plus loin, il suffit de 2 à 3 jours de formation sur l’outil : voici  un lien sur nos programmes de formation :

Programme de Formation MS Project 2013

 



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