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Et si… (partie 2)

28 mar

What if partie 2 : Nos plannings sont-ils fiables ?

Cet article fait suite à Et si (partie 1) qui faisait par des capacités de simulation des outils de gestion de projet du marché, et citait la solution Project Server comme un très bon outil pour ce faire. Pour y retourner cliquer sur Et si partie 1.

Et si mes projets étaient mal planifiés ? Lesquels ? Les anomalies constatées par l’outil sont-elles critiques ou mineures ? L’enjeu est-il important ou pas ? De combien mes délais projets sont-il faux ?

Des réponses existent : nous analysons l’ordonnancement des tâches et constatons régulièrement des anomalies graves, qui auront nécessairement un impact sur les dates de certains jalons clés.

Ainsi il existe en natif dans Microsoft Project Online Professional le calcul :

Date de fin prévue – date de fin de référence = Variation de date de fin (exprimé en jours ouvrables)

Ce type de calcul n’existe pas nativement dans Microsoft Excel, qui n’est pas fait pour gérer des projets, mais plutôt gérer des chiffres et des budgets.

De même certains ratios peuvent montrer également des anomalies : par exemple le ratio Charge sur délai, qu’on pourra mettre en regard avec le nombre de ressources de la compétence recherché. La formule est la suivante :

 

Intensité du travail sur la tâche = Délai exprimés en jours ouvrables / Charge de Travail exprimés en jours homme 

Microsoft Project permet de prévoir des formules de calcul sans aucune programmation. Une simple formation à l’outil suffit pour savoir les  utiliser.

Si par exemple votre intensité est de 3 et que vous n’avez que 2 ressources disponibles sur la période, votre plan ne tiendra pas la route.

A noter que si le délai exprimé en jours ouvrables (jours fériés inclus) n’existe pas nativement sous Excel, c’est une donnée native dans MS Project.

Pour répondre à la question Mes plannings projets sont-ils fiables , nous avons réalisé une matrice de fiabilité des plannings, filtré par projet, et indiquant le nombre de tâches en anomalie, en regard avec le cout de la tâche (en jours hommes ici, mais pourrait etre aussi fait en € également). Ainsi je peux voir si les anomalies concernent des taches lourdes ou légère.

Matrice  de fiabilité du projet VOX

Matrice de fiabilité du projet VOX

 

Pour réaliser cette matrice, nous avons utilisé une image PowerPoint d’un matrice vide, et nous avons calculé dans chaque cellule du tableau le nombre de tâches en anomalie en fonction des anomalies tracées.

Matrice vide en mode 5x5

Matrice vide en mode 5×5

 

Ensuite, on vient superposer un visuel pour chaque cellule, qui calcule le nombre de tâches en anomalie en fonction de la gravité de l’anomalie.

Matrice 5 x5 alimentée par Microsoft PowerBI

Matrice 5 x5 alimentée par Microsoft PowerBI

 

Il est également possible de généraliser cette analyse au niveau mutiprojet, et ainsi identifier le nombre de projets mal planifiés, et voir sur la matrice si l’impact est négligeable ou pas : ainsi un projet de quelques jours peut se permettre d’etre mal planifié, alors qu’un gros projet stratégique ne peut pas se le permettre.

Pour mettre en place ces fonctionnalités contactez vous sur http://www.e-labor.fr/contact.php

 

Et si… ? (Partie I )

10 jan

What if ?

Et si l’on changeait le plan ?

Simuler des scenarii

 

Le manager qui gère un ensemble de projets internes ou de projets clients  se pose toujours à un moment clé la question  » Et si … ? »  Dans un monde très changeant, simuler des scénarii est par conséquent essentiel si l’on veut correctement piloter ses différents projets. Derrière tout changement, il peut y avoir un impact coût délai ou en périmètre. La simulation est donc une fonction essentielle  des outils décisionnels et des outils de gestion de portefeuilles de projet .

Elle permet de vérifier plusieurs scenarii et de vérifier les impacts croisés  : par exemple,

  • Que se passe-t-il si l’on doit ajouter un lot dans un ensemble à livrer ?
  • Si l’on décale la livraison d’un lot d’une fonctionnalité ou d’un sous-système industriel ?
  • Quel est l’impact d’un changement d’équipe éventuel sur le plan de charge du prochain trimestre  et sur le budget ?
  • Quel est l’impact sur les packages à livrer ?
  • Quel est l’impact sur la consommation du budget du portefeuille sachant que tel ou tel fournisseur a un tarif indexé et donc évolutif ?
  • Quel est l’impact d’une ré internalisation de certains projets out-sourcés ?
Selon le scénario, faire ce genre de simulation dans un tableau Excel n’est pas toujours facile, en particulier si plusieurs fichiers Excel sont impactés. Cependant, on peut aisément  utiliser des segments de tableaux croisés, ou mieux  : utiliser le gestionnaire de scenario d’Excel, qui permet de définir plusieurs scénarii chacun ayant plusieurs cellules de saisie définies en même temps.
On peut également  faire une page de paramètres que vont exploiter vos formules Excel ou vos rapports Power BI. Le terme de paramètre existe en Power Pivot, Power Query (ceci sera creusé dans un prochain article) et Power BI (autre article à venir) mais  en Excel non Power Query l’éditeur utilise la notion de « scenario ». Fonctionnellement, des paramètres peuvent être numériques comme ci-dessus, ou sous forme textuel, avec une formule Excel ou Power Query pour convertir les textes en nombres. Cependant, cela reste très limité, et on voit mal comment répondre aux questions « Et si … » du départ avec ce genre d’outil.
Or êtes-vous sûr que votre dispositif  actuel vous permet de faire des simulations et de voir les impacts ? Vous permet-il de lier les éléments entre eux ? Vous permet-il de réellement modifier plusieurs projets ? Plusieurs équipes ? Plusieurs jalons de projet distincts ? Plusieurs départ à la retraite ? Plusieurs licenciements ? Plusieurs arrivées d’équipiers (ou « ressources ») ?  Nous avons côtoyé de nombreux outils, et si sur les diapositives commerciales c’est possible, dans la réalité c’est souvent complexe et coûteux, car il faut faire appel à l’éditeur qui a conçu le progiciel ou qui l’héberge.
Maintenant, prenons l’exemple d’un outil connu : Microsoft Project Server ou OnLine. En version ancienne Microsoft Project Server, 2010 par exemple, Project était totalement incapable de faire un clonage d’une instance multiprojet. Aujourd’hui, en version 2019 et en réalité depuis la version 2016 , Project Server s’est nettement amélioré  pour les administrateurs d’entreprise et les PMO. Cela est peu connu, du fait que l’éditeur a davantage communiqué pour vendre et donc pour faire rentrer du cash, mais assez peu investi  sur les problématiques d’administration en vie du système  : rôle dévolu aux partenaires de premier rang, dont e-Labor Conseil SAS et FluentPro Corporation
Solution technique via Excel :
Utiliser le gestionnaire de scenario d’Excel se fait via le menu Données – Prévisions- Analyse de Scenario -Gestionnaire de scenarios
2019-01-11_150619
On peut définir plusieurs scenario dans Excel et basculer de l’un à l’autre ensuite.
Ici le scenario Retard important ci-dessus se définit comme suit :
Gestionnaire de scenario Excel 2016
Gestionnaire de scenario Excel 2016
L’impact se voit sur les graphes Excel, qui figurent à l’écran en arrière plan (ici des barres de type Gantt Excel hachurées violet clair).
2019-01-11_151156
L’outil Excel convient bien lorsqu’une donnée peut changer, mais pas très bien s’il faut raisonner sur une simulation avec des tâches qui se succèdent par un lien de dépendance, ou avec des taux (TJM) qui évoluent avec les années et les personnes ou avec les budgets.
Solution technique via le module Gestion de portefeuille de Project Server
Le gestionnaire de scenario du module de Portfolio Management est plus puissant. C’est une approche pour simuler en amont des hypothèses financières (de quel budget vais-je disposer) ou RH (combien de têtes aurais-je l’année prochaine) ou encore l’entrée ou le décalage de début de projet. Son avantage est sa disponibilité immédiate et native, que ce soit sur Project OnLine ou Project Server. Mais ce n’est pas la seule solution : une copie de tout le système d’information multiprojet est bien plus souple, et offre des possibilités bien plus vastes de simulation : simulation par exemple d’évolution des taux jours moyens sur des projets distincts ou liés entre eux en cas de réinternalisation par exemple, simulation de décalage de jalon, simulation de changement d’équipes.
Nous pensons pour cette copie que la meilleure solution est tout simplement de « cloner » l’instance Project Web App. Nous disons bien cloner, car copier techniquement la base de données vers la même instance qui aurait le même identifiant SharePoint n’est pas possible : chaque instance du portail de gestion de portefeuille Microsoft a un identifiant unique. Il faut donc trouver une méthode qui clone tout les portefeuilles et tous les projets avec un identifiant nouveau et une base de contenu distincte, qui reprenne et réindexe la base de données de production et ses différents schémas. C’est aujourd’hui chose possible grâce au CloningTuto d’e-Labor Conseil SAS. Ce clonage qui prenait presque une journée d’exécution en 2010 ne prend plus que 15 minutes, et permet de simuler : tous les projets, toutes les ressources, et le paramétrage. 
 ESPACE DE SIMULATION :
Ceci est une copie intégrale de la production dans un espace libre : on y trouve tous les plannings des projets de production. Pour simuler des situations,  libre à nous de modifier quelques ressources jalons ou projet ou périmètres  et voir l’impact.
2019-01-09_103148CopyProd
Sur le portefeuille réel (environnement de production), on y indique les décisions prises : pas les simulations
Centre des projets PWA de PRODUCTION

Portefeuille des projets en production

Il ne restera plus au besoin qu’à tuner les sites de projet et le cube OLAP décisionnel qui génère les tableaux croisés dynamiques, ce qui n’est pas franchement nécessaire, si l’on ne s’intéresse pas aux éléments et listes dans les sites de projets. Nota : Le seul intérêt des cubes natifs OLAP de Projets est leur capacité à traiter des rapports sur de très gros volumes de données distinctes (au delà de 100K lignes).

Pour mettre en place cette fonctionnalité, ouvrez un ticket sur : www.e-labor.fr/tickets ou contactez nous au 0970 440 008
La simulation sous Power BI  et du module Gestion de portefeuille POL fera par ailleurs l’objet d’un article Et Si… (Partie II et III à venir).

Différence entre Microsoft Project Standard Project Professional et Project OnLine Professional

2 nov

La première différence est un écart de modalité de tarification : Project Standard (qui est maintenant Project Standard 2019 depuis octobre 2018)  ou Project Pro se payent en une fois à l’achat, et à un prix  non négligeable et Project Professional OnLine s’achète en abonnement exclusivement et à un prix très accessible.  Compter 769,00 € prix public TTC estimé pour Project Standard en achat en une fois (1.69 Go à télécharger depuis  ici et 25.30 € HT par mois et par utilisateur pour Project Professional OnLine à ce jour. Il faut donc 30 mois pour que l’achat de la  version locale « Project Standard » soit rentabilisé, même si en réalité, et on le verra plus loin, il y a un peu plus de fonctions  natives pour les utilisateurs individuels isolés dans la version Pro OnLine téléchargée. Pour une version identique, c’est-à-dire Project Professional 2019 il faudra débourser 1 369,00 € TTC. Curieusement, Microsoft affiche des prix TTC pour la version dite « locale » (non cloud) et HT pour les version Cloud.

tarification de Project Standard et Project Pro
tarification de Project Standard et Project Pro
Prix Project Online Professionnel France en Euros
Prix Project Online Professionnel France en Euros

Le second critère est l’évaluation : « essayez maintenant ci-dessus »  (on peut choisir notre partenaire favori e-Labor Conseil pour obtenir une évaluation) alors que Project Standard est une version low-cost qui ne s’évalue pas, Project Professional Online bénéficie d’une version d’évaluation pendant 30 jours, ce qui permet de vérifier que le produit – et ses nouveautés – correspond bien au besoin.

Le troisième critère est la différence fonctionnelle : et en mode autonome (sans créer de site OnLine) l’écart est surtout la gestion des ressources : l’affichage Planificateur d’équipe n’existe pas en version standard, or il s’avère très utile pour afficher un diagramme à barre « Gantt ressource » c’est-à-dire une vue de charge des ressources sous forme de barre. Cet affichage se lance depuis la barre d’accès rapide tout en bas de l’écran à droite.

Barre d'affichage rapide du Planificateur d'équipe
Barre d’affichage rapide du Planificateur d’équipe
Affichage Planificateur d'équipe en version française
Affichage Planificateur d’équipe en version française

Une barre d’outil permet de gérer des fonctions de gestion de ressource comme « empêcher la surutilisation«   ou « tâches en retard » (cf notre support de cours LM043 sur la maitrise des ressources de Project Professional) :

Planificateur d'équipe
Barre d’outil en français du Planificateur d’équipe

 

Par ailleurs de petits suppléments sont disponible en avance en version 365, comme par exemple l’affichage des prédécesseurs en clair au lieu de numéro de tâche. Ces petites nouveautés anciennes devraient etre visibles en version 2019, mais pas les prochaines nouveautés 2020 car la liste des fonctionnalités de Project en mode locale est définitivement gelée, pour donner avantage à la version Cloud, davantage promue par l’éditeur.

Une liste des prédécesseurs possibles s'affiche désormais dans MS Project.
Une liste des prédécesseurs possibles s’affiche désormais dans MS Project

Enfin,  l’achat d’un MS Project Standard sera perdu, si jamais plus tard vous souhaitez bénéficier du partage de projet en ligne, et de sa fonction Home par exemple, pour créer un projet en ligne et afficher ses projets favoris.

Page d'accueil Project
Page d’accueil Project
Page d'accueil Project OnLine vue web : créer un projet
Page d’accueil Project OnLine vue web : créer un projet

Il sera également perdu si vous voulez héberger dans le Cloud un « pool » de ressources commun à plusieurs projets.

Centre des ressources
Liste des ressources partagées entre plusieurs projets

Voici quelques liens utiles :

https://www.microsoft.com/fr-fr/p/project-standard-2019/cfq7ttc0k7ch?activetab=pivot%3aoverviewtab

https://products.office.com/fr-FR/project/compare-microsoft-project-management-software?tab=2 

 

J’espère que ce billet en français pour les utilisateur francophone vous aura aidé dans votre choix. Laissez moi un commentaire pour vos questions éventuelles.

 

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