Résultats de recherche: plan charge

15 critères de mauvais planning

4 avr

Boss en cloère

Boss en colère

Mise à jour du 17 avril 2019

Méfiance

Vous vous méfiez du planning qui vous a été fourni ? Ou vous craignez la réaction de votre manager lorsque vous aurez remis votre planning véreux ?

Au fil de mes missions, j’ai pu constater qu’un certain nombre de plannings étaient peu fiables car trop optimistes, notamment par manque de respect de points de gestion de planning ou par usage d’un outil pas vraiment fait pour maîtriser les délais. Après avoir comparé avec d’autres collègues, j’en ai tiré 15 points de bonnes pratiques qui sont autant de points d’alerte.

Si on s’en réfère à mon article what if partie 2, ces 15 points sont effectivement mesurés dans le tableau de bord PowerBI pour Project que je vous y propose.

17 Mauvaises pratiques constatées sur le terrain

 Voici la liste des 15 choses à éviter dans les plannings :

1. Oublier de tracer les jours fériés des pays, que ce soit au niveau du projet des tâches ou des éventuelles ressources : prévoir de travailler le 1er mai , c’est ballot, et surtout c’est faux.

2. Laisser des tâches « surutilisées » dans le planning, c’est à dire celles qui sont en alerte parce que les ressources ne sont pas disponibles sur la période. Ici la date de fin prévisionnelle n’a aucune chance d’être tenue, puisque la ressource travaille déjà ailleurs au même moment et avec une intensité globale supérieure à 100%

3. Oublier de prendre un planning de référence au moment où le budget jours-homme du projet est validé

4. Oublier d’indiquer la deadline ou l’échéance de la tâche (nouveauté de Project 2007) et oublier de contrôler que les tâches finissent bien pendant ou avant leur échéance

5. Prendre des types de contrainte dure sur les tâches : doit finir le ou doit commencer le, au lieu d’un contrainte plus soft conjugée avec une deadline sur la tache

6. Absence de contrôle de marge négative sur les tâches (une marge négative a lieu lorsque l’échéance de fin en fin de chemin critique ne peut etre tenue)

7. Retard de tâche supérieur au double de la durée de suivi (2 semaines pour un suivi hebdomadaire)

8. Ne pas respecter de règle de bonne granularité des taches en fonction de la durée de votre projet et du nombre de PMO de votre organisation

9. Oublier un successeur sur une des taches filles élémentaires (sauf la tache de fin qui naturellement n’a pas de successeur)

10. Laisser du travail restant dans le passé

11. Ratio Travail divisé par Délai supérieur à la capacité maximale de la ressource : en clair, le ratio indique qu’il faut 4 ressources ETP, or le nombre de ressources affecté à la tâche  exprimé en ETP est au total seulement de 2 par exemple)

12. Nom de tâche sans verbe (par exemple : annuaire d’entreprise au lieu de Mettre à jour l’annuaire de l’entreprise)

13. Absence de jalons dans le planning : on n’y voit uniquement que des tâches, preuve que la notion de livrable d’entrée et de sortie ne sont pas exploitées, et donc qu’on attend la fin du projet pour voir qu’on est dans le mur.

14. Laisser de nombreuses durées avec des virgules. Par exemple  durée de tâche= 3.48 jours , or vu l’imprécision de votre planning, on n’est pas à 2 chiffres après la virgule, et par ailleurs, ce n’est pas nécessairement le travail qui pilote la durée de la tâche

15. Laisser le Calendrier 7h par jour de la version FR de votre logiciel MSP, vos demi-journées finissent l’après-midi, et gérer le travail avec des collègues étrangers (en 8h par jour)  devientun cauchemar. On se retrouve avec des virgule dans les durées, et de grosses difficultés lors d’un partage de pool de ressources Project. Préférez commencer vos journées à 8h pour un 8-12h et 13-17h.

16. Mettre du « gras » partout en durée ou en charge de travail, au lieu de prévoir un buffer de  provision pour risque mutualisant les risques et surtout responsabilisant les chefs de projet.

17 Oublier de provisionner un  budget en Jours hommes ou en Euros pour  risques. Ainsi Il est prouvé qu’en mettant du gras partout, arrivé par exemple à la moitié du projet, vous avez déjà « consommé » votre marge en affichant à tous des délais et un planning margé, alors que le risque est probablement à venir dans la seconde partie du projet. Le risque n’est pas partout : il est concentré sur certaines parties du chemin critique du planning.

Tableau comparatif des logiciels du marché

Pour répondre et surveiller tous ces points, j’ai pu comparer entre trois solutions du marché, celui qui permet ce contrôle ou pas :

Tableau comparatif des logiciels de gestion de projets

Tableau comparatif de trois logiciels de gestion de projets

 

Bonnes pratiques de planification

 

  1. Importer le calendrier France d’e-Labor Conseil  et l’adapter à la pratique de RTT de votre organisation
  2. Prendre dès le départ une référence dans le planning (c’est même possible dans Gantt Project!)
  3. Les tâches finissent pendant ou avant leur échéance
  4. Type de contrainte Dès que possible ou début au plus tôt le
  5. Absence de marge négative
  6. Retard de tache inférieur à une semaine
  7. Vérifier la bonne granularité des taches en fonction de la durée de votre projet (Durée de référence des tâches filles inférieure à un mois calendaire est une bonne pratique selon Edison365)
  8. Présence de successeur sur toutes les taches filles élémentaires sauf la tache de fin
  9. Présence de reste à faire dans le passé
  10. Ratio Travail sur délai, compatible avec la capacité
  11. Verbe dans le nom des taches
  12. Présence de jalons dans le planning
  13. Calendrier 8h par jour en standard
  14. Nombre de durées avec des virgules inférieur au nombre moyen de taches avec charge
  15. Absence de tâches surutilisées (point d’exclamation en rouge à gauche du nom de la tâche)

 

Et contrôler sur votre logiciel multiprojet :

  • Nombre de projets en cours non modifiés depuis plus d’un mois
  • Nombre de projets en cours non publiés depuis plus d’un mois
  •  Surveiller que les indicateurs CPI/SPI sont supérieur à 1 (en cas d’analyse de la valeur aquise c’est à dire d’usage de la notion d’avancement physique, en plus de l’avancement en charge ou en délai

Bonne mise en pratique ! et n’hésitez pas à me laisser votre commentaires ci-dessous.

 

Et si… (partie 2)

28 mar

What if partie 2 : Nos plannings sont-ils fiables ?

Cet article fait suite à Et si (partie 1) qui faisait par des capacités de simulation des outils de gestion de projet du marché, et citait la solution Project Server comme un très bon outil pour ce faire. Pour y retourner cliquer sur Et si partie 1.

Et si mes projets étaient mal planifiés ? Lesquels ? Les anomalies constatées par l’outil sont-elles critiques ou mineures ? L’enjeu est-il important ou pas ? De combien mes délais projets sont-il faux ?

Des réponses existent : nous analysons l’ordonnancement des tâches et constatons régulièrement des anomalies graves, qui auront nécessairement un impact sur les dates de certains jalons clés.

Ainsi il existe en natif dans Microsoft Project Online Professional le calcul :

Date de fin prévue – date de fin de référence = Variation de date de fin (exprimé en jours ouvrables)

Ce type de calcul n’existe pas nativement dans Microsoft Excel, qui n’est pas fait pour gérer des projets, mais plutôt gérer des chiffres et des budgets.

De même certains ratios peuvent montrer également des anomalies : par exemple le ratio Charge sur délai, qu’on pourra mettre en regard avec le nombre de ressources de la compétence recherché. La formule est la suivante :

 

Intensité du travail sur la tâche = Délai exprimés en jours ouvrables / Charge de Travail exprimés en jours homme 

Microsoft Project permet de prévoir des formules de calcul sans aucune programmation. Une simple formation à l’outil suffit pour savoir les  utiliser.

Si par exemple votre intensité est de 3 et que vous n’avez que 2 ressources disponibles sur la période, votre plan ne tiendra pas la route.

A noter que si le délai exprimé en jours ouvrables (jours fériés inclus) n’existe pas nativement sous Excel, c’est une donnée native dans MS Project.

Pour répondre à la question Mes plannings projets sont-ils fiables , nous avons réalisé une matrice de fiabilité des plannings, filtré par projet, et indiquant le nombre de tâches en anomalie, en regard avec le cout de la tâche (en jours hommes ici, mais pourrait etre aussi fait en € également). Ainsi je peux voir si les anomalies concernent des taches lourdes ou légère.

Matrice  de fiabilité du projet VOX

Matrice de fiabilité du projet VOX

 

Pour réaliser cette matrice, nous avons utilisé une image PowerPoint d’un matrice vide, et nous avons calculé dans chaque cellule du tableau le nombre de tâches en anomalie en fonction des anomalies tracées.

Matrice vide en mode 5x5

Matrice vide en mode 5×5

 

Ensuite, on vient superposer un visuel pour chaque cellule, qui calcule le nombre de tâches en anomalie en fonction de la gravité de l’anomalie.

Matrice 5 x5 alimentée par Microsoft PowerBI

Matrice 5 x5 alimentée par Microsoft PowerBI

 

Il est également possible de généraliser cette analyse au niveau mutiprojet, et ainsi identifier le nombre de projets mal planifiés, et voir sur la matrice si l’impact est négligeable ou pas : ainsi un projet de quelques jours peut se permettre d’etre mal planifié, alors qu’un gros projet stratégique ne peut pas se le permettre.

Pour mettre en place ces fonctionnalités contactez vous sur http://www.e-labor.fr/contact.php

 

Et si… ? (Partie I )

10 jan

What if ?

Et si l’on changeait le plan ?

Simuler des scenarii

 

Le manager qui gère un ensemble de projets internes ou de projets clients  se pose toujours à un moment clé la question  » Et si … ? »  Dans un monde très changeant, simuler des scénarii est par conséquent essentiel si l’on veut correctement piloter ses différents projets. Derrière tout changement, il peut y avoir un impact coût délai ou en périmètre. La simulation est donc une fonction essentielle  des outils décisionnels et des outils de gestion de portefeuilles de projet .

Elle permet de vérifier plusieurs scenarii et de vérifier les impacts croisés  : par exemple,

  • Que se passe-t-il si l’on doit ajouter un lot dans un ensemble à livrer ?
  • Si l’on décale la livraison d’un lot d’une fonctionnalité ou d’un sous-système industriel ?
  • Quel est l’impact d’un changement d’équipe éventuel sur le plan de charge du prochain trimestre  et sur le budget ?
  • Quel est l’impact sur les packages à livrer ?
  • Quel est l’impact sur la consommation du budget du portefeuille sachant que tel ou tel fournisseur a un tarif indexé et donc évolutif ?
  • Quel est l’impact d’une ré internalisation de certains projets out-sourcés ?
Selon le scénario, faire ce genre de simulation dans un tableau Excel n’est pas toujours facile, en particulier si plusieurs fichiers Excel sont impactés. Cependant, on peut aisément  utiliser des segments de tableaux croisés, ou mieux  : utiliser le gestionnaire de scenario d’Excel, qui permet de définir plusieurs scénarii chacun ayant plusieurs cellules de saisie définies en même temps.
On peut également  faire une page de paramètres que vont exploiter vos formules Excel ou vos rapports Power BI. Le terme de paramètre existe en Power Pivot, Power Query (ceci sera creusé dans un prochain article) et Power BI (autre article à venir) mais  en Excel non Power Query l’éditeur utilise la notion de « scenario ». Fonctionnellement, des paramètres peuvent être numériques comme ci-dessus, ou sous forme textuel, avec une formule Excel ou Power Query pour convertir les textes en nombres. Cependant, cela reste très limité, et on voit mal comment répondre aux questions « Et si … » du départ avec ce genre d’outil.
Or êtes-vous sûr que votre dispositif  actuel vous permet de faire des simulations et de voir les impacts ? Vous permet-il de lier les éléments entre eux ? Vous permet-il de réellement modifier plusieurs projets ? Plusieurs équipes ? Plusieurs jalons de projet distincts ? Plusieurs départ à la retraite ? Plusieurs licenciements ? Plusieurs arrivées d’équipiers (ou « ressources ») ?  Nous avons côtoyé de nombreux outils, et si sur les diapositives commerciales c’est possible, dans la réalité c’est souvent complexe et coûteux, car il faut faire appel à l’éditeur qui a conçu le progiciel ou qui l’héberge.
Maintenant, prenons l’exemple d’un outil connu : Microsoft Project Server ou OnLine. En version ancienne Microsoft Project Server, 2010 par exemple, Project était totalement incapable de faire un clonage d’une instance multiprojet. Aujourd’hui, en version 2019 et en réalité depuis la version 2016 , Project Server s’est nettement amélioré  pour les administrateurs d’entreprise et les PMO. Cela est peu connu, du fait que l’éditeur a davantage communiqué pour vendre et donc pour faire rentrer du cash, mais assez peu investi  sur les problématiques d’administration en vie du système  : rôle dévolu aux partenaires de premier rang, dont e-Labor Conseil SAS et FluentPro Corporation
Solution technique via Excel :
Utiliser le gestionnaire de scenario d’Excel se fait via le menu Données – Prévisions- Analyse de Scenario -Gestionnaire de scenarios
2019-01-11_150619
On peut définir plusieurs scenario dans Excel et basculer de l’un à l’autre ensuite.
Ici le scenario Retard important ci-dessus se définit comme suit :
Gestionnaire de scenario Excel 2016
Gestionnaire de scenario Excel 2016
L’impact se voit sur les graphes Excel, qui figurent à l’écran en arrière plan (ici des barres de type Gantt Excel hachurées violet clair).
2019-01-11_151156
L’outil Excel convient bien lorsqu’une donnée peut changer, mais pas très bien s’il faut raisonner sur une simulation avec des tâches qui se succèdent par un lien de dépendance, ou avec des taux (TJM) qui évoluent avec les années et les personnes ou avec les budgets.
Solution technique via le module Gestion de portefeuille de Project Server
Le gestionnaire de scenario du module de Portfolio Management est plus puissant. C’est une approche pour simuler en amont des hypothèses financières (de quel budget vais-je disposer) ou RH (combien de têtes aurais-je l’année prochaine) ou encore l’entrée ou le décalage de début de projet. Son avantage est sa disponibilité immédiate et native, que ce soit sur Project OnLine ou Project Server. Mais ce n’est pas la seule solution : une copie de tout le système d’information multiprojet est bien plus souple, et offre des possibilités bien plus vastes de simulation : simulation par exemple d’évolution des taux jours moyens sur des projets distincts ou liés entre eux en cas de réinternalisation par exemple, simulation de décalage de jalon, simulation de changement d’équipes.
Nous pensons pour cette copie que la meilleure solution est tout simplement de « cloner » l’instance Project Web App. Nous disons bien cloner, car copier techniquement la base de données vers la même instance qui aurait le même identifiant SharePoint n’est pas possible : chaque instance du portail de gestion de portefeuille Microsoft a un identifiant unique. Il faut donc trouver une méthode qui clone tout les portefeuilles et tous les projets avec un identifiant nouveau et une base de contenu distincte, qui reprenne et réindexe la base de données de production et ses différents schémas. C’est aujourd’hui chose possible grâce au CloningTuto d’e-Labor Conseil SAS. Ce clonage qui prenait presque une journée d’exécution en 2010 ne prend plus que 15 minutes, et permet de simuler : tous les projets, toutes les ressources, et le paramétrage. 
 ESPACE DE SIMULATION :
Ceci est une copie intégrale de la production dans un espace libre : on y trouve tous les plannings des projets de production. Pour simuler des situations,  libre à nous de modifier quelques ressources jalons ou projet ou périmètres  et voir l’impact.
2019-01-09_103148CopyProd
Sur le portefeuille réel (environnement de production), on y indique les décisions prises : pas les simulations
Centre des projets PWA de PRODUCTION

Portefeuille des projets en production

Il ne restera plus au besoin qu’à tuner les sites de projet et le cube OLAP décisionnel qui génère les tableaux croisés dynamiques, ce qui n’est pas franchement nécessaire, si l’on ne s’intéresse pas aux éléments et listes dans les sites de projets. Nota : Le seul intérêt des cubes natifs OLAP de Projets est leur capacité à traiter des rapports sur de très gros volumes de données distinctes (au delà de 100K lignes).

Pour mettre en place cette fonctionnalité, ouvrez un ticket sur : www.e-labor.fr/tickets ou contactez nous au 0970 440 008
La simulation sous Power BI  et du module Gestion de portefeuille POL fera par ailleurs l’objet d’un article Et Si… (Partie II et III à venir).
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